Zu den elektronisch geführten Grundaufzeichnungen gehören auch Aufzeichnungen der Tageslosungen durch EDV-Kassensysteme. Auch diese müssen Sie in elektronischer Form aufbewahren und sicher-stellen, dass auf Verlangen der Finanzverwaltung jederzeit dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern erstellt werden können. Die Aufbewahrung in Papierform allein reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre. Die Verletzung dieser Pflichten führt zu einem formellen Ordnungsmäßigkeitsmangel der Buchhaltung.
Sollte das Finanzamt im Zuge einer Betriebsprüfung neben einem solchen formellen Ordnungsmäßigkeitsmangel auch noch materielle Unstimmigkeiten in der Buchhaltung feststellen, etwa bei der Aufschlagskalkulation, ist bereits die Berechtigung zur Zuschätzung von Umsätzen oder Gewinnen gegeben.
Unser Tipp
Da bei Betriebsprüfungen in letzter Zeit immer öfter EDV-Kassendaten in elektronischer Form abverlangt werden, sollte die gesetzliche Verpflichtung, die Daten eines vorhandenen EDV-Kassensystems auch in elektronischer Form aufzubewahren und zu sichern, unbedingt beachtet werden. Im Fall der bisherigen Nichtbeachtung sollten Sie das jedenfalls in Zukunft umsetzen.