Werden Rechnungsmängel entdeckt, sind diese sofort beim Rechnungsaussteller zu reklamieren, denn nur dieser kann eine Rechnung wirkungsvoll korrigieren. Er wird natürlich eher bereit sein, dies zu tun, wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Daher ist eine rasche Reaktion wichtig. Die 9 verpflichtenden Rechnungsmerkmale Inlandsrechnungen über € 150 (= Bruttobetrag), Anzahlungsrechnungen und Gutschriften müssen folgende Merkmale enthalten:
- Name und Adresse des Lieferanten
- UID-Nummer des Lieferanten
- Name und Adresse des Kunden
- Fortlaufende Nummer
- Ausstellungsdatum
- Tag der Lieferung/Leistung
- Ausreichende Leistungsbeschreibung
- Entgelt und Steuersatz
- Steuerbetrag
- Für Anzahlungsrechnungen zusätzlich ein Hinweis, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt
Bei so genannten „Kleinbetragsrechnungen“ (Bruttobetrag maximal € 150) genügen folgende Angaben auf der Rechnung:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Ausreichende Leistungsbeschreibung
- Tag der Lieferung/Leistung
- Bruttobetrag
- Steuersatz
Für welchen Monat ist der Vorsteuerabzug zulässig? Der Vorsteuerabzug kann erst in jenem Monat geltend gemacht werden, in dem die Lieferung/Leistung ausgeführt wurde und der leistende Unternehmer eine Rechnung ausgestellt hat. Ob die Rechnung bereits bezahlt wurde, ist irrelevant. Beispiel: Am 29.10.2004 wird eine Maschine geliefert. Die Rechnung über € 10.000 netto zzgl. 20 % USt wird jedoch erst am 3.11.2004 ausgestellt und langt am 5.11.2004 beim Unternehmer ein. Die Rechnung wird am 4.12.2004 vom Unternehmer bezahlt. Erst mit der November UVA kann der Vorsteuerabzug in Höhe von € 2.000 geltend gemacht werden. Sonderfall: Anzahlungsrechnungen Die Vorsteuer von Anzahlungsrechnungen darf bereits dann abgezogen werden, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Zahlung auch tatsächlich erfolgte. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung ist hier nicht maßgebend. Beispiel: Erhalt einer Anzahlungsrechnung am 11.10.2004 über € 10.000 netto zzgl. 20 % USt für die Lieferung von Büromöbel. Am 20.10.2004 werden € 12.000 bezahlt. Die Büromöbel werden im Dezember 2004 geliefert. Danach wird die Schlussrechnung gestellt. Bereits in der UVA für den Monat Oktober können € 2.000 an Vorsteuer geltend gemacht werden.