Tätigt der Dienstnehmer mit seinem privaten KFZ eine Dienstreise und erhält er dafür vom Dienstgeber einen (Auslagen-)Ersatz in Form von Kilometergeldern (€ 0,356 pro Kilometer), so ist diese Zahlung an den Dienstnehmer lohnsteuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Sie unterliegt auch nicht der Kommunalsteuer, dem Dienstgeberbeitrag und dem Dienstgeberzuschlag. Fahrten von der Wohnstätte des Dienstnehmers zum Arbeitsplatz sind aber keine Dienstreisen. Signifikante Steuerersparnisse Kilometergelder können sich jährlich zu sehr hohen Beträgen summieren, wenn der Dienstnehmer viele Dienstreisen mit langen Fahrtstrecken tätigt. Dies kann zu signifikanten Steuerersparnissen führen. Dem steht jedoch der Umstand entgegen, dass das Finanzamt dem Steuerpflichtigen nicht immer glaubt, dass er die angegebenen Dienstreisen auch wirklich getätigt hat. Viele Finanzämter erkennen Vergütungen als Kilometergelder nämlich nur dann an, wenn der Steuerpflichtige ein Fahrtenbuch führt. Dabei muss er sämtliche privaten wie auch beruflichen Fahrten mit Datum, Anfangs- und Endkilometerstand jeder Fahrt verzeichnen. In einer erst kürzlich ergangenen Entscheidung des VwGH stellte dieser aber klar, dass der Steuerpflichtige nicht notwendigerweise ein Fahrtenbuch führen muss, um Kilometergelder geltend zu machen. Er muss nur nachweisen, dass eine Dienstreise von einer bestimmten Fahrtstrecke auch tatsächlich getätigt wurde. Dies kann etwa durch Reiseabrechnungen oder Aufzeichnungen von Kundenbesuchen erfolgen. Beispiel: Der Dienstgeber weist den Dienstnehmer A an seinen Arbeitsplatz zu verlassen und von der Bank Kontoauszüge zu holen. Die Strecke zur Bank und zurück beträgt 6 km. Der Dienstnehmer verwendet sein Privatauto. Das Kilometergeld beträgt € 2,14 (6 km mal 0,356). Zahlt der Dienstgeber dem Dienstnehmer einen Auslagenersatz von € 2,14 für die Verwendung seines Privatwagens, so fallen für diesen Betrag weder Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnnebenkosten an. Der Dienstnehmer erhält diesen Betrag von € 2,14 netto auf die Hand. Erhält der Dienstnehmer keinen Ersatz vom Dienstgeber, so kann er das Kilometergeld von € 2,14 bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Kilometergelder mit dem, jedem Steuerpflichtigen zustehenden Werbungskostenpauschale von € 132/Jahr abgegolten sind. Steuerwirksam werden die Kilometergelder als Werbungskosten also nur, wenn im betreffenden Jahr sämtliche Werbungskosten € 132 übersteigen. Unser Tipp Sollten Sie den Anfangs- und Endkilometerstand bei Ihrem Fahrzeug hinsichtlich einer Dienstreise nicht nachweisen können, so schadet das nicht. Sie müssen bloß nachweisen, dass sie die Dienstreise tatsächlich getätigt haben. Die Länge der Fahrtstrecke können Sie mit einem gängigen Routenplaner ermitteln und auf dieser Basis die Kilometergelder berechnen.