In dieser Situation müsste ein Unternehmer sofort reagieren und mit Nachdruck seine Forderungen einbringen, um damit gleichzeitig seine Liquidität stärken. Doch leider lässt diese Reaktion nur allzu auf sich warten, wodurch es zu hohen Kosten kommt und das Risiko der Illiquidität für das Unternehmen steigt. Die Kosten einer ausstehenden Forderung zeigen sich besonders deutlich, wenn man einen Forderungsausfall in Verhältnis zu Umsatz und Gewinn betrachtet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 10% Gewinn vom Umsatz macht, so bedeutet ein Forderungsausfall von € 10.000 einen Umsatzausfall von € 100.000. Wenn Sie bedenken, wie sehr man sich um die Akquisition von Umsätzen bemühen muss, ist es unverständlich, das Eintreiben der Forderungen derart zu vernachlässigen. Funktionierendes Mahnwesen ist Pflicht Ein funktionierendes Mahnwesen ist daher absolute Pflicht. Unter der Voraussetzung, dass die vom Unternehmen erbrachten Leistungen oder Produkte rasch an den Kunden fakturiert werden, sollte unmittelbar nach Überschreiten des Zahlungsziels eine Mahnung an den Kunden versendet werden. Voraussetzung dafür ist die Festlegung von klaren Mahnstandards im Unternehmen und die effiziente Nutzung der verwendeten Buchhaltungssoftware, um den Verwaltungsaufwand gering zu halten. Ein Mahnstandard könnte etwa so aussehen:
- Nach Überschreiten des Zahlungsziels wird eine Zahlungserinnerung versendet,
- 30 Tage später erfolgt eine Mahnung mit Verzugszinsen,
- weitere 14 Tage später sollte ein Anruf durch einen Mitarbeiter des Unternehmens erfolgen.
- Gibt es darauf binnen weiterer 14 Tage keinen Zahlungseingang, muss sich der Unternehmer persönlich damit befassen.
Mahnstandards müssen strikt eingehalten werden, damit die Kunden nicht verleitet werden, aufgrund mangelnden Nachdrucks den Lieferantenkredit als billige Finanzierungsmöglichkeit auszunutzen. In der Praxis zeigt sich, dass ein funktionierendes Mahnwesen mittelfristig die Zahlungsmoral der Kunden hebt. Mitarbeiter und Unternehmer sollten auch keine falsche Zurückhaltung zeigen, wenn sie einen Kunden telefonisch oder persönlich kontaktieren. Schließlich hat der Kunde als Schuldner gegenüber dem Unternehmen als Gläubiger einen Erklärungsbedarf. Wenn auch dies keinen Erfolg bringt, muss man sich auch dazu entschließen, einen Inkassodienst einzuschalten oder den Gerichtsweg zu beschreiten. Nur rasches und striktes Vorgehen bringt hier noch Erfolg.