Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Auch Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind 7 Jahre aufzuheben. Solche sonstigen Schriftstücke sind nach der Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) auch "Schmierzettel" über Bareinnahmen, die zur Einnahmenabrechnung und -kontrolle verwendet werden. Demzufolge sind sämtliche Schriftstücke aufzubewahren, die zusätzlich zu den Büchern und Aufzeichnungen Aussagen über steuerrechtlich relevante Vorgänge machen.
Pauschale Anpassung von Besteuerungsgrundlagen
Die Verhängung eines Sicherheitszuschlages bezweckt die pauschale Anpassung von zu niedrig ausgewiesenen Besteuerungsgrundlagen. Mit dem Sicherheitszuschlag soll eine verbleibende Unsicherheit in Zusammenhang mit Unvollständigkeiten von Büchern und Aufzeichnungen ausgeglichen werden. Die Anwendung eines Sicherheitszuschlages gehört zu den Elementen einer Schätzung. Das bedeutet, dass es Ziel des Sicherheitszuschlages sein muss, den wahren Besteuerungsgrundlagen möglichst nahe zu kommen.
Sicherheitszuschläge dürfen deshalb keine Strafzuschläge sein. Formelle Mängel von Büchern und Aufzeichnungen berechtigen deshalb nur dann zur Festsetzung eines Sicherheitszuschlages, wenn sie derart schwerwiegend sind, dass das Ergebnis der Aufschreibungen nicht mehr glaubwürdig erscheint und folglich die Bemessungsgrundlagen nicht ermittelt oder berechnet werden können.
Unvollständigen Aufschreibungen
Wenn ein begründeter Anlass gegeben ist, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen und die sachliche Unrichtigkeit von der Abgabenbehörde in einem einwandfreien Verfahren nachgewiesen wird, so berechtigt dies zur Schätzung Allerdings nur, wenn die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht anderweitig ermitteln oder berechnen kann.
Die Schätzungsberechtigung bezieht sich nur auf jenen Zeitraum, in dem die Aufschreibungen und Belege mangelhaft sind. Stellt der Prüfer etwa im Betriebsprüfungszeitraum 2006 bis 2008 derartige Mängel nur für das Jahr 2006 fest, so berechtigt dies nicht zu einer Zuschätzung auch der übrigen Umsätze der Jahre 2007 bis 2008. Sicherheitszuschläge können darüber hinaus nur dann zur Anwendung kommen, wenn nachgewiesen wird, dass einzelne Komponenten des Buchungs- oder Aufzeichnungsstoffes nicht oder nur verkürzt in das Rechenwerk aufgenommen wurden.
Welche Belege und Schriften sind aufzubewahren?
- Sonstige Unterlagen, wie Kostenvoranschläge, Reservierungsbestätigungen, Leistungsverzeichnisse, Buchungen für Wellness-Behandlungen, Reservierungsbücher, E-Mails, Briefverkehr usw., auf die in den Büchern oder Aufzeichnungen sowie diesen zugrunde liegenden Belegen kein Bezug genommen wird, sind zwar auch aufzubewahren, stellen aber keine klassischen Belege dar. Werden solche Unterlagen bei der Betriebsprüfung nicht vorgelegt, kann dies daher nicht automatisch zur Versagung der Richtigkeitsvermutung und somit zur Schätzung führen.
- Anders ist es beim Schmierzettel: So spricht der VwGH insbesondere Notizzetteln, auf denen die Erlöse für das Kassabuch aufgezeichnet werden, Belegcharakter zu. Hier sind vor allem Strichlisten, die zusätzlich zum Kassensturz mitgeführt werden, gemeint.
Sofern nicht aufbewahrte Schmierzettel als Belege zu qualifizieren sind, kann wegen der damit einhergehenden Nichtbefolgung der Belegaufbewahrungspflicht die formelle Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen beeinträchtigt sein und damit eine Schätzungsbefugnis einhergehen. Die Schätzung aufgrund von formellen Buchführungs- und Aufzeichnungsmängeln wird aber nur unter der Voraussetzung zugelassen, dass diese aufgrund ihrer Schwere die Vermutung der sachlichen Richtigkeit so massiv in Zweifel ziehen, dass das Ergebnis der Aufschreibungen nicht mehr glaubwürdig ist.
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